Sourcing et Bureau d’Achat

Dans un contexte d’internationalisation massive, sécuriser ses approvisionnements et sélectionner les meilleurs fournisseurs constituent un enjeu majeur pour créer de la valeur ajoutée à votre entreprise. Le sourcing permet non seulement de trouver les fournisseurs adéquats à votre besoin, mais aussi d’en faire des partenaires sur le long terme qui garantissent votre succès sur votre marché tout en vous faisant économiser sur votre poste achat.

Le sourcing de fournisseurs consiste à rechercher, identifier, auditer et évaluer, comparer et sélectionner le(s) partenaire(s) fournisseur(s) potentiel(s) répondant au plus près à votre cahier des charges, l’objectif étant de sélectionner le(s) fournisseur(s) offrant les meilleures garanties pour votre entreprise (qualité, prix, délais de production, pérennité). 

Les avantages du sourcing à l’échelle mondiale

Le sourcing peut être domestique ou international. La recherche de fournisseurs sur le marché mondial permet d’évaluer davantage de produits, de services et de fabricants. 

L’apport des services de sourcing locaux

Les contraintes liées à l’approvisionnement international telles que le contrôle qualité des marchandises, la communication avec les fournisseurs ou les délais d’expédition sont facilement contournables en faisant appel à une entreprise locale spécialisée dans le sourcing ou grâce au bureau d’achat.

Réduction des coûts

Comparer les prix et les conditions de plusieurs fournisseurs peut aboutir à des économies significatives pour votre entreprise.

Augmentation des marges

Il s’agit de réduire ses coûts tout en maintenant des prix de ventes identiques donc d’augmenter la marge commerciale réalisée sur les ventes et de décupler ses bénéfices.

Qualité des produits et services

L’étape du contrôle qualité permet d’évaluer rigoureusement les fournisseurs pour s’assurer qu’ils répondent aux normes de qualité de votre entreprise.

Diversification des sources d’approvisionnement

Diversifier les sources d’approvisionnement minimise les risques de dépendance à un seul fournisseur. La diversification peut être géographique ou au niveau du produit/composant.

Innovation et compétitivité

Le sourcing peut vous permettre d’accéder à de nouvelles technologies, de nouvelles idées et de nouveaux produits qui renforcent votre compétitivité sur le marché.

Réussir la création de filiale et l’implantation d’entreprise nécessite une planification stratégique et une connaissance approfondie du marché cible. Voici quelques étapes clés pour une expansion réussie :

1. Définir les besoins d’approvisionnement

Identifier les produits ou services dont votre entreprise a besoin et définir les critères de sélection.

2. Vérifier la disponibilité industrielle

S’assurer que le produit/service recherché est bien présent dans le(s) pays ciblé(s).

3. Recherche de fournisseurs

Identifier les fournisseurs potentiels en utilisant des ressources en ligne, des bases de données, des salons professionnels et des réseaux d’affaires.

4. Évaluation des fournisseurs (gestion RFI-RFQ)

Évaluer les fournisseurs en fonction de leur qualité, technicité, réputation, capacités, références, stabilité financière et de leur compatibilité avec votre entreprise.

5. Négociation et contractualisation

Négocier les conditions d’achat avec les fournisseurs sélectionnés et conclure des contrats pour formaliser les relations d’approvisionnement.

6. Mesure et suivi des fournisseurs

Une démarche essentielle pour maitriser la qualité des produits et suivre l’efficacité du processus.

Le bureau d’achat est une équipe dédiée à la recherche, à l’identification, à l’audit, à l’évaluation, à la comparaison et à la sélection des fournisseurs/ produits potentiels qui répondent au plus près au cahier des charges des clients. 

Le responsable du sourcing : un acteur incontournable dans l’approvisionnement

Ce dernier est responsable du sourcing des fournisseurs dans un premier temps, de la gestion du processus d’achat puis de la négociation, de la passation des contrats et de la gestion des relations entre les fournisseurs et les clients.

Diversité des bureaux d’achat : Adaptation aux besoins clients

Il existe différents types de bureaux d’achat en fonction de la nature de leurs services et de leurs clients. Certains se spécialisent dans un secteur ou un produit spécifique, comme le textile, le mobilier ou l’artisanat. D’autres peuvent offrir une gamme plus large de services pour répondre aux besoins de divers clients, notamment en matière d’approvisionnement, de contrôle de la qualité et de gestion logistique.

Propriété et gestion des bureaux d’Achat : Une distinction cruciale

Par ailleurs, il existe deux grands types de bureaux d’achat en fonction de leur structure de propriété. 

1. Le bureau d’achat privé, qui est géré et détenu par une entité privée.
2. Un bureau d’achat public, généralement créé et géré par le gouvernement pour faciliter le commerce et soutenir les industries locales.

Sourcing et bureau d’achat : Une collaboration pour l’efficacité de la chaîne d’approvisionnement

Le bureau d’achat et le sourcing sont étroitement liés dans la gestion des approvisionnements et des fournisseurs et travaillent en tandem pour assurer une chaine d’approvisionnement efficace. Par exemple, le processus de sourcing commence par l’identification des besoins d’approvisionnement de l’entreprise, notamment en termes de produits ou de services. Le bureau d’achat participe à cette étape en travaillant en collaboration avec les autres départements pour comprendre leurs exigences. Ensemble, ils définissent les critères de sélection des fournisseurs, tels que la qualité, le prix, les délais de livraison, etc.

Recherche de fournisseurs (sourcing)

Avec sa connaissance du marché local, le bureau d’achat identifie les meilleurs fournisseurs pour les besoins de l’acheteur et contribue à atténuer les risques liés à la chaîne d’approvisionnement, ou encore éviter les risques de sociétés fantômes (Ghost companies), qui disparaissent une fois le paiement effectué de la part du client.

Négociation

Après avoir identifié les fournisseurs potentiels, l’équipe peut négocier au nom de l’acheteur pour obtenir des prix et des conditions favorables. Grâce à sa connaissance du marché, l’équipe peut négocier avec les fournisseurs locaux pour réduire les coûts et améliorer la rentabilité.

Contrôle qualité

Le bureau d’achat veille à ce que le fournisseur produise des biens conformes aux spécifications et aux normes de qualité de l’acheteur. En procédant à des inspections d’usine, à des essais de produits et à des audits de qualité, l’équipe s’assure que le fournisseur répond aux exigences de qualité.

Logistique et expédition des marchandises

L’équipe coordonne les activités avec les transitaires, les courtiers en douane et les autres prestataires de services logistiques pour s’assurer que les marchandises sont livrées à temps et au bon endroit. Le bureau d’achat s’occupe également de la documentation et des questions de conformité liées à l’expédition.

Gestion des relations

Le bureau d’achat collabore avec le fournisseur pour résoudre les problèmes éventuels, tels que les défauts de qualité, les retards de livraison ou les litiges. En établissant des relations solides avec les fournisseurs, l’équipe peut également négocier de meilleurs prix et conditions à long terme.